Como fazer gestão de documentos? Quais os critérios?
Com o advento da tecnologia, os documentos de uma empresa são disponibilizados, atualmente, tanto no formato físico, quanto eletrônico. Portanto, mais do que nunca, é necessário conhecer as diversas formas de armazenamento de dados disponíveis, uma vez que a tecnologia traz um modo diferente de gerenciamento de dados, ainda que o modelo de armazenamento de documentos físicos seja uma realidade.
Nesse sentido, quando seguidas algumas medidas de organização desses documentos, fica bem mais fácil a sua localização, fazendo com que haja ganho de tempo, e consequentemente, aumento na produtividade.
Esse post mostrará a importância da gestão de documentos, e principalmente, os principais tipos de armazenamento.
O que é gestão de documentos?
A gestão de documentos é um conjunto de processos e procedimentos técnicos, que permite, de forma estruturada e organizada, o armazenamento de documentos.
Nas empresas, a gestão de documentos tem como prioridade assegurar a produção, a adequação de seus registros e o arquivamento para a devida preservação. O fundamental de ser adequar às normas da gestão de documentos é que quando alguém busca por um documento, consiga localizá-lo com facilidade e rapidez.
Sendo a empresa grande ou pequena, todas precisam organizar seus documentos, independentemente da produção. A única coisa que muda é a forma de fazer a gestão de documentos.
Vamos mostrar qual é a melhor para cada tipo de empresa. Confira!
Qual é a importância dessa gestão?
Como já mencionado, a produção de documentos nas empresas é algo constante e que gera muito trabalho, tanto no formato físico, quanto eletrônico. Sendo assim, é preciso ter critérios para um arquivamento eficiente, levando em conta a importância desse arquivo, como comprovantes de pagamentos, documentos de compra e venda, contratos e etc.
Dito isso, a gestão de documentos permite organizar e arquivar, de forma estruturada, todos os documentos, de acordo com a sua relevância.
Veja os principais benefícios dessa ação:
- Resultados de buscas por documentos bem mais rápidos, melhorando a produtividade;
- Evita perda de informações importantes e futuros prejuízos;
- Podendo ter em mãos documentos e informações importantes com mais rapidez, o empresário consegue tomar decisões com mais embasamento;
- Preservação da história da empresa, pois nenhuma empresa cresce sem olhar para o seu passado. Agindo dessa forma, tende a evitar erros já ocorridos.
Como realizar uma boa gestão de documentos?
A forma mais eficaz de uma boa gestão de documentos está em padronizar e organizar os processos de uso, manuseio e armazenagem.
Tais processos devem ser atrelados a procedimentos únicos, tendo regras claras para a sua gerência. Essas práticas devem limitar e condicionar o acesso aos dados sigilosos, de acordo com a sua importância e protegê-los de possíveis riscos.
Tipos de armazenamento
É preciso saber escolher qual é a melhor ferramenta da gestão de documentos para cada tipo de empresa, seja de acordo com a quantidade de documento produzida ou até sigilo nos documentos.
A boa gestão de documentos passa por uma boa avaliação de qual ferramenta é a mais indicada para cada empresa.
Existem diversos tipos de ferramentas para cada tipo de empresa. Veja quais!
Gestão Eletrônica de Documentos (GED)
Gestão Eletrônica de Documentos (GED) é uma solução que permite que tecnologias de informação gerencie o acesso à informação, tanto em meio físico, quanto no eletrônico, desde a sua criação até o arquivamento. Atua guardando, recuperando e preservando a informação.
Cada tecnologia atua em cada tipo de documento, respeitando a característica de cada um. Dessa forma, a recuperação da informação é mais ágil. Ela Permite que as informações contidas em arquivo em papel sejam convertidas para o meio digital.
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Vantagens: Pode ser qualquer tipo de mídia: voz, texto e imagens. Economia de espaço físico, pois o conteúdo de uma armário cabe em 1 Gigabyte. Documentos podem ser compartilhados em qualquer rede. Economia de papel.
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Desvantagens: Aumento de custos, já que os equipamentos são mais caros, por gerenciar várias tecnologias. Outro ponto é que pode ser tornar obsoleto, já que as tecnologias estão em constantes mudanças.
Microfilmagem
A microfilmagem preserva as informações dos arquivos, através da captação da imagem e armazenando em um microfilme. Ela copia as informações em fotografias bem reduzidas.
- Vantagens: Economia de espaço para armazenagem, segurança das informações e alta duração e preservação dos arquivos.
- Desvantagens: a maior parte dos equipamentos tem um custo elevado. Se o documento original não for legível, a cópia microfilmada não será também . Outro ponto é que quanto mais cópias, menor será a resolução. O acesso é individual.
Armazenamento em nuvem
O Armazenamento em nuvem tem se tornado mais cada vez mais conhecido e utilizado pelas pessoas. Hoje ele é mais difundido, devido à utilização do celular, então é mais usado para guardar arquivos pessoais, como fotos e músicas.
As empresas costumam utilizá-lo como forma de back-up, ou seja, para guardar as informações, que geralmente são feitas em um servidor remoto.
- Vantagens: alta capacidade de armazenagem de dados, preservação de dados importantes, em caso de dano no sistema, garante o sigilo nas informações.
- Desvantagens: Vai depender de como esses arquivos estão sendo organizados e armazenados, pois caso necessite restaurar uma versão anterior, é necessário saber qual é a mais atual para o back-up. Como se trata de um espaço muito grande vão ter muitas versões de cada arquivo, ou seja, um excesso de informação.
Arquivos físicos
Arquivos físicos são os arquivos em papéis.
- Vantagens: A organização de arquivos físicos evita acúmulo de papéis, evita perda de informações. Quanto mais organizada, maior a produtividade da empresa.
- Desvantagens: Ocupa muito espaço e tem que estar bem acondicionado, por causa de umidade ou incêndio. Informações importantes, que não possuem cópias podem se perder, para sempre.
É recomendada a digitalização dos documentos, por segurança.
Quais são as fases da gestão de documentos?
As fases da gestão de documentos são Produção, Utilização e Destinação.
- Produção: É a primeira fase da gestão de documentos e tida como a mais importante. Nessa fase são definidas as normas e regras para a criação de documentos, principalmente o formato, se físico ou digital. Outro ponto importante nessa fase é a certificação de que não serão produzidos documentos desnecessários. Além da garantia de que materiais adequados sejam utilizados na produção.
- Utilização: É a segunda fase da gestão de documentos, a qual define de que forma a informação será recuperada. Quanto mais organizado for o arquivamento dos documentos e as informação, mais rapidamente estes poderão ser recuperados. Para isso, é necessário que a empresa crie planos de padronização, organização e classificação, informando a origem de todos os documentos e normatizando o armazenamento.
- Destinação: A terceira fase é tida com a mais complicada, como o nome mesmo diz, é o destino que será dado aos documentos e informação, quais serão descartados e quais serão arquivados, de acordo com a legislação.
Vale a pena terceirizar a gestão de documentos?
Vimos que a gestão de documentos reduz custos, diminui o espaço físico, aumenta a produtividade e evita prejuízos. Também aprendemos sobre algumas ferramentas usadas na gestão de documentos que auxiliam muito bem nesse processo.
Diante disso, a terceirização é muito importante, já que as informações de uma empresa devem ser cuidadas como um tesouro, e muitas vezes, a empresa não tem recursos para contratar um colaborador responsável somente para isso, fazendo com que essa tarefa, tão primordial, fique em segundo plano.
Portanto, a terceirização é uma boa opção, uma vez que disponibiliza pessoal formado na área de arquivologia e conservação, os quais sabem que seus documentos e informações precisam estar bem guardados, possibilitando com que a empresa consiga focar em seus objetivos de mercado.
Bom, chegamos ao final e espero que você tenha compreendido mais sobre gestão de documentos e qual ferramenta seria mais adequada para ser utilizada pela sua empresa. Até a próxima!
