Como calcular a folha de pagamento?

Hoje em dia, existe uma grande quantidade de informações contábeis e trabalhistas, o que torna o trabalho de calcular uma folha de pagamento extremamente cuidadoso e que demanda tempo dentro de uma empresa.

Neste post você irá aprender sobre as informações obrigatórias da folha de pagamento, assim como descontos, remunerações extras e vai aprender como calcular.

O que é folha de pagamento?

Folha de pagamento é um documento, em forma de relatório, que contém informações contábeis e trabalhistas de funcionários e prestadores de serviços.

Ao longo de uma folha de pagamento deve conter informações como salário bruto e líquido, impostos, contribuições, abonos, comissões, para resumir ela deve descrever todos os recebimentos e descontos.

A responsabilidade de acompanhar todas as movimentações entre a empresa, funcionário e governo é de inteira responsabilidade da empresa contratante.

A prestação de contas de todos os processos referentes aos seus contratos trabalhistas deve ser feita todos os meses.

Quais informações são obrigatórias?

As informações obrigatórias que devem estar na folha de pagamento, de acordo com A legislação (I o RPS – Decreto nº 3.048/99, com as alterações posteriores) são:

Dados do contratante ou empregador
Dados do empregado, cargo e função;
Valor bruto e líquido do salário
Todos os descontos feitos no período, como INSS, FGTS, vales, etc;
Número de dias trabalhados do período;
Dados referentes a valores de horas extras, adiantamentos do período.
O empregado, trabalhador avulso, prestadores de serviços, contratados com prazo definido e contribuinte individual devem ser agrupados por categoria.
Caso haja seguradas em gozo de salário-maternidade, estas devem ter o nome destacado.
Indicar o número de quotas de salário-família atribuídas a cada segurado empregado ou trabalhador avulso.

Como calcular a folha de pagamento?

Primeiro Passo

Para calcular a folha de pagamento, é necessário primeiro classificar os funcionários por categorias, porque cada uma dessas categorias.

Existe uma Convenção Coletiva que possui normas que devem ser seguidas, de acordo com a lei.

Segundo Passo

Analisar o ponto (relógio de ponto), dos colaboradores para ver quantas horas eles trabalharam por mês e se há descontos por atrasos ou adicionais de horas extras, trabalho noturno, etc.

Também será necessário verificar as faltas dos colaboradores, conferindo se existem faltas que não foram justificadas, para depois descontá-las do salário bruto.

Terceiro Passo

É preciso conferir quais são os adicionais de cada funcionário (salário família, periculosidade, insalubridade, descanso semanal remunerado, etc.).

Além disso, é preciso calcular o INSS, imposto de renda e os benefícios legais (INSS, vale refeição e transporte, adiantamentos, imposto de renda, contribuições sindicais, etc.

Para finalizar, o valor líquido que a empresa vai pagar ao colaborador é definido, de acordo com o cálculo de cada folha.

Controle financeiro e folha de pagamento

O processo do cálculo da folha de pagamento está diretamente ligado à gestão financeira da empresa. É preciso ter total controle sobre a folha de pagamento em uma empresa, pois ela impacta no faturamento.

O gestor precisa ter ciência de todos os encargos que incidem sobre a folha, para poder tomar a decisão, por exemplo, de uma contratação.

Para isso, uma boa solução é a adoção de soluções tecnológicas, que fazem o controle das jornadas de trabalho, alertam quanto a horas extras desnecessárias, assim pode-se acompanhar a composição da folha sem surpresas e controlando o valor.

Dicas para melhorar a gestão da folha de pagamento

Uma boa gestão de uma empresa parte do princípio de que é necessário saber o custo de tudo que incide na folha de pagamento e qual e período a ser pago, por isso a nossa dica é sobre provisão de pagamentos.

É necessário guardar valores para custear despesas com férias, 13º, FGTS e INSS.