Controle de estoque: o que é, como fazer e planilha gratuita!

controle estoque

Você sabia que o controle de estoque também ocupa um papel estratégico no negócio? Além das atividades operacionais, ele dispõe de diversas informações que podem ser decisivas para um melhor desempenho financeiro.

É um aliado poderoso para a gestão, e de maneira alguma, pode ser deixado de lado. Independentemente do tamanho da empresa, o acompanhamento dos recursos deve fazer parte do dia a dia.

Lembrando que o estoque é um dos pontos mais valiosos na empresa. Dessa forma, é extremamente importante entender melhor o assunto, não é mesmo? 

Para isso, neste post falaremos sobre 8 métodos de controle que poderão ser utilizados na sua empresa, além de dicas importantes para uma gestão eficaz, e também disponibilizamos uma planilha gratuita,  para você já começar a praticar. Confira!

O que é controle de estoque?

Controle de estoque consiste no acompanhamento e gestão de todos os materiais ou produtos que são armazenados na empresa. 

São registrados todos os movimentos de entradas e saídas do estoque. A sua finalidade é informar a quantidade de cada item e o seu valor. 

A falta de informações sobre esse fluxo pode fazer com que seu dinheiro fique “parado” no estoque quando não houver muitas movimentações, como também pode fazer com que o pedido do cliente atrase ou não seja entregue.

Principais vantagens 

Ter um controle de estoque traz melhorias no setor de vendas, compras, contas a pagar. Os impactos não acontecem só no setor de suprimentos. Veja abaixo as principais vantagens que a gestão desses recursos pode gerar:

Economizar gastos

Quando se faz a gestão do estoque, encontra-se a quantidade ideal que deve ser estocada para um determinado período de tempo. Não há imprevistos, pode-se comprar com o fornecedor de costume, pois não há gastos extras.

Não há prejuízo também com produtos vencidos ou obsoletos. Para determinados itens, serão necessários um cuidado maior sobre o tempo que ficará estocado, como também será primordial uma organização que facilite a visualização de todos produtos, sem deixar nenhum perdido na prateleira.

Aliás, ter somente o necessário no estoque possibilita a redução do espaço físico. É mais um dos benefícios, reduz despesas com energia, limpeza, seguro etc.

Outro ponto positivo é ter o investimento com retorno a curto prazo. situações como “comprar agora e receber daqui a 3 meses”, por exemplo, não há fluxo de caixa que se sustente!

Não perder vendas

“Não ter de mais, nem de menos”.

 O não gerenciamento de controle de estoque pode fazer com que haja excesso ou falta de itens para atender os pedidos, e isto é um grande problema para as áreas de vendas e produção.

Para que isso não ocorra, deve-se ter atenção aos itens que mais saem, sazonalidade, projetos em andamento, ações na área de marketing e de vendas. É preciso entender todo o fluxo para que o estoque seja otimizado, e não cause prejuízos financeiros decorridos do excesso ou falta.

Há todo um esforço para a conclusão de uma venda. E, não finalizá-la por falta de estoque, demonstra que há alguns ajustes que devem ser feitos urgentemente, uma vez que há perda de dinheiro envolvida.

Ter informações para um bom planejamento

Como já vimos, controlar o estoque é ter todos os registros das movimentações de entradas e saídas de itens. Com essas informações, é possível ter uma base relevante para a elaboração do planejamento. 

Poder de negociação e relacionamento com os fornecedores, firmando condições mais vantajosas e até evitar desabastecimento, por exemplo. Sabendo das necessidades de estoque, pode ser feito um acordo que beneficie ambas as partes.

Ter conhecimento sobre os itens de maior importância para a empresa, dando prioridade aos que mais vendem é primordial. Esse direcionamento só é possível quando o controle está sendo realizado, e sabe-se a quantidade real do que foi vendido.

O controle auxilia também na criação de promoções, favorecendo a circulação de todos os itens.

Como fazer um controle de estoque?

Agora que você já sabe da importância do controle de estoque, vamos à prática! 

  1. Identificar os itens

Ao receber os produtos dos fornecedores, registre-os imediatamente.

Se houver demandas atrasadas, ou serão atendidas sem nenhuma anotação de saída, ou terão que aguardar mais ainda. Para que isso não aconteça, não atrase com os registros de entradas.

  1. Ter normas de entradas e saídas

Estabelecer processos para que o controle seja confiável e esteja de acordo com o estoque real é possível através das seguintes ações:

  • Ter sempre a requisição de saída acompanhando o item;
  • Definir a responsabilidade de quem pode fazer as movimentações no estoque, e se houver mais pessoas, é necessário ter o conhecimento de quem fez determinada saída;
  • Fazer a contagem dos itens assim que receber. Se a transportadora não entregar tudo na mesma remessa, ou que realmente fique faltando algo, o controle ficará inconsistente se estiver baseado na nota fiscal ou no pedido.
  1. Realizar inventários

Mesmo com as práticas citadas acima, é necessário realizar uma outra contagem, agora dos produtos já armazenados no estoque. Quanto menor o período, mais rápido será a identificação de possíveis problemas. Indica-se realizar inventários mensais.

Alternativamente, pode-se também optar por uma contagem diária de poucos produtos, aleatoriamente, para que esse controle – não tão rigoroso – seja feito por amostragem.

É uma forma de validar se o controle de estoque está sendo feito corretamente, conferindo o que foi registrado e o que de fato está no estoque. Também auxilia na identificação de possíveis melhorias na organização, se tem algo que possa danificar o produto etc.

Essa validação também ajuda na detecção de furtos, desvios ou algum outro problema que possa estar acontecendo e leve à inconsistência do controle.

Como montar uma planilha de controle de estoque?

Controlar manualmente todas as movimentações do estoque envolve um grande gasto de tempo e não traz resultados tão precisos quando comparados aos resultados fornecidos por um sistema confiável.

Ter uma ferramenta de controle torna a tarefa mais prática, facilita a visualização, gera mais recursos que otimizam os esforços do dia a dia. Esse é o primeiro passo para fazer o controle de estoque, escolher uma ferramenta!

A planilha é uma ótima opção para quem está começando. A seguir, veja os itens que não podem faltar no seu controle: 

  • Descrição do item;
  • Data da movimentação;
  • Quantidade;
  • Valor;
  • Nome do fornecedor.

Dica: utilizar um código para cada item facilita muito na hora de conferir e de registrar. 

Como exemplo, a sua empresa fornece ‘memória ram 8gb ddr3. Torna-se mais ágil ter um número específico de cadastro como ‘438568’, um código padrão a esse item, do que buscar pelo nome e especificações do produto. Sendo assim, torna-se mais fácil a busca pelo produto no estoque.

Modelo de planilha 

Para você começar hoje já colocando a mão na massa, disponibilizamos um modelo de planilha de controle de estoque gratuito. Baixe já!

Com a ferramenta e o uso das boas práticas, você conseguirá ter um controle de estoque eficiente e não terá mais problemas com excesso ou a falta de algum item.

Lembrando que esse controle terá alterações constantes, ou seja, essa planilha fará parte da sua rotina.

8 métodos de controle de estoque

Para fazer a gestão do estoque existem alguns métodos que otimizam os processos, transformam informações em dados, facilitam a visualização do fluxo e torna o controle ainda mais funcional. 

Um destaque para os métodos: Custo Médio, PEPS e UEPS. Falaremos de forma breve sobre cálculo de custo, este excepcionalmente permite estabelecer o custo das mercadorias que são aceitas pela Receita Federal, além de auxiliar também na gestão.

A seguir, os principais métodos para tornar o estoque mais enxuto e mais eficiente.

PEPS (Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair)

Segue uma ordem cronológica na baixa do estoque. Ou seja, os itens que são armazenados primeiro, são também os que saem primeiro. 

Dessa forma, é menor a chance de ter um produto com a data de validade vencida. É preciso uma boa organização para que funcione.

Nessa prática, o preço de venda será calculado de acordo com o custo do estoque mais antigo. A margem de lucro pode ser maior nesse caso, pois o valor pago ao produto ainda não foi tão “consumido” pela inflação em relação ao que foi comprado recentemente.

UEPS (Último a Entrar, Primeiro a Sair)

A dinâmica deste método é diferente do PEPS, na verdade segue o fluxo oposto. Os últimos itens que chegaram no estoque possuem prioridade.

A precificação segue a base do último valor pago na reposição dos produtos, podendo ter uma margem de lucro menor, é a mesma ótica usada no PEPS.

É mais usado para o planejamento de produção, a fim de ajustar os preços e definir meta de itens a serem fabricados. Este método é utilizado para fins gerenciais. Porém,  como citado, para questões fiscais não se aplica.

PVPS (Primeiro que Vence, Primeiro que Sai)

As saídas acontecem de acordo com a data de validade, os itens que possuem prazo menor ficam sinalizados ou organizados para ter preferência ao serem utilizados. Atua diretamente na prevenção de perdas. 

Precisa de um controle maior, seja por sistema de gestão, planilha ou controle visual. A disposição física e a utilização de etiquetas facilitam nessa tarefa.

Custo Médio 

Também conhecido como Média Ponderada Móvel, a perspectiva é diferente de PEPS e UEPS pois não leva em consideração a ordem das entradas no estoque. 

Este método mensura o gasto médio de cada item. Dessa forma, quando houver uma nova entrada, o cálculo deverá ser refeito para encontrar o custo atualizado.

É o mais fácil de calcular. É recomendado somente para cálculos contábeis Para a formação de preço de venda não é uma opção.

Estoque Mínimo

Conhecido também como Estoque de Segurança e Estoque Reserva, é um parâmetro que indica o momento que deverá ser feita uma nova compra.

É o estoque necessário para atender as demandas enquanto não há reposição.

Calcular o estoque mínimo faz parte do planejamento, e é uma forma de se organizar para que os clientes não deixem de ser atendidos ou a linha de produção pare.

Just-in-time 

“Na hora certa”, é essa a tradução do termo just-in-time. E o que isso significa? 

Não há necessidade de estocagem. Somente quando o cliente solicitar, o produto será comprado ou a matéria-prima irá para o processo produtivo, na quantidade exata.

Ou seja, ter somente o necessário com um prazo estipulado de entrega. 

Há uma grande redução de custos de estoque, agilidade nos processos e grande impacto na cadeia produtiva. Porém, esse conceito não pode ser aplicado em qualquer tipo de negócio.

Curva ABC

A Curva ABC categoriza todos os itens do estoque, sendo:

  • Categoria A: Maior importância – representam 80% do faturamento.
  • Categoria B: Intermediários – representam 15% do faturamento.
  • Categoria C: Menor importância – representam 5% do faturamento.

A partir da classificação é possível ter um direcionamento melhor dos investimentos, permitindo priorizar os itens que mais trazem retorno, se necessário. 

Para que todos os pedidos sejam atendidos, não perder venda e ter a satisfação do cliente, a Curva ABC permite verificar as necessidades de reposição de cada categoria. Assim, o estoque não terá em excesso ou escassez.

Giro de Estoque

É um indicador de desempenho do estoque. 

Demonstra o período de estocagem dos itens e indica os que precisam de atenção. Mostra o comportamento frente a alguma estratégia de venda ou marketing etc. É um panorama que afere a qualidade, a saúde financeira e o quanto está colaborando com o lucro do negócio.

Quanto maior for o giro de estoque, os períodos de reabastecimento, melhor será a saúde financeira, pois significa que a gestão de estoque está sendo eficiente.

Dicas de como fazer uma gestão de estoque eficaz

  1. Observar tendências: fazer uma previsão de demanda; analisar a necessidade de redução ou aumento de estoque. 
  2. Fazer melhorias contínuas: analisar outros métodos de controle; aferir se o espaço físico está facilitando a locomoção e a visualização dos itens; verificar  se há alguma redundância no controle, como dois cadastros para o mesmo produto, por exemplo. 

Como o estoque sempre está em movimento constante, é necessária muita atenção aos processos. Ressaltando mais uma vez, estoque é dinheiro!

  1. Evitar grandes estoques: comprar em grandes quantidades para aproveitar desconto pode gerar maiores custos de estoque. Faça o cálculo e verifique se realmente vale a pena.
  2. Ter atenção aos prazos de entrega: ao praticar as técnicas de estoque enxuto, considere os prazos de entrega e possíveis atrasos; ao negociar com fornecedores, verifique o tempo médio e certifique de sua agilidade, um bom relacionamento poderá evitar a falta do produto.
  3. Usar uma ferramenta: organização é a chave mestra para um bom controle de estoque, tanto no formato físico, quanto digital. Você precisa ter em mãos todas as informações em tempo real do estoque, facilitando a visualização dos eventuais  problemas e a correção rápida deles.
  4. Ter constância: o controle de estoque precisa ser visto como um processo, e não como um projeto rápido, que exige esforço só por um período. Deve ter um acompanhamento rigoroso e constante.

Alguma dúvida?

Ter um controle de estoque é primordial para qualquer tipo de empresa. Porém, em alguns  casos, a falta de conhecimento é um grande empecilho para o desempenho dos processos.

Conseguimos te ajudar com essa questão? O conteúdo colaborou para um  entendimento melhor sobre controle de estoque?

Se houver alguma dúvida, fale conosco!

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